Home|Privacyverklaring voor sollicitanten

Privacyverklaring voor sollicitanten

1. Inleiding

EcoTools (hierna te noemen EcoTools, wij, ons of onze) zet zich in voor het beschermen en respecteren van de privacy van de persoonsgegevens van sollicitanten en kandidaten die solliciteren naar een functie in het kader van ons wervingsproces.

Als onderdeel van deze toezegging is deze privacyverklaring opgesteld om uit te leggen hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken tijdens het wervingsproces en voorafgaand aan een mogelijke arbeidsrelatie met ons. Er wordt ook uiteengezet met wie uw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten u wettelijk hebt met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.

2. Toepassingsgebied

Zoals hierboven vermeld, is deze privacyverklaring van toepassing op de verwerking van persoonlijke gegevens van potentiële werknemers tijdens het wervingsproces.

Daarnaast kan deze privacyverklaring worden aangevuld met andere documenten die aan u worden verstrekt en die andere aspecten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens in specifieke gevallen kunnen regelen.

Houd er rekening mee dat dit document op geen enkele wijze een vorm van arbeidsovereenkomst of belofte van tewerkstelling vormt.

3. Over ons

EcoTools treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met artikel 4, lid 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat EcoTools de middelen en doeleinden van de gegevensverwerking bepaalt, d.w.z. hoe en voor welk doel gegevens van u worden verzameld.

4. De categorieën van verwerkte persoonsgegevens

Als onderdeel van het wervingsproces vragen wij u ons informatie te verstrekken aan de hand waarvan wij kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarvoor u solliciteert. De specifieke persoonsgegevens die wij over u verwerken, kunnen variëren afhankelijk van het type verwerking dat op die gegevens wordt uitgevoerd, het rechtsgebied, de lokale wettelijke vereisten en de specifieke functie waarvoor u solliciteert.

Niettegenstaande het voorgaande vindt u hieronder een tabel met een beschrijving van enkele categorieën persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt:

Gegevenscategorieën	Persoonlijke data
Identificatiegegevens	Voornaam, achternaam, alias, geboortedatum, geslacht.
Contactgegevens	Postadres, telefoonnummer, e-mailadres.
Wervingsgegevens	Curriculum vitae, sollicitatieformulier, opleidingsgeschiedenis, beroepservaring en kwalificaties, licenties, achtergrond- en opleidingscontroles, aantekeningen van sollicitatiegesprekken, beoordelingsrapporten, contactgegevens van referenten (met hun voorafgaande toestemming).
Financiële data	Bankgegevens, belastinginformatie.
Alle verdere informatie die je verstrekt	Alle andere informatie die u vrijwillig met ons deelt tijdens het wervingsproces, zoals hobby's, voorkeuren en feedback, hetzij tijdens een sollicitatiegesprek, per e-mail, telefoon of anderszins.

Daarnaast kunnen we andere documenten verwerken die vereist zijn volgens de immigratiewetgeving met betrekking tot uw recht om te werken op de locatie waar de functie zich bevindt (bijv. werkvergunning) en andere door de overheid verstrekte gegevens (bijv. paspoortgegevens). Of deze categorieën persoonsgegevens al dan niet mogen worden verwerkt, hangt echter af van de specifieke omstandigheden van de kandidaat en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Verder kunnen wij persoonsgegevens verwerken die worden beschouwd als bijzondere categorieën van persoonsgegevens of gevoelige persoonsgegevens. U kunt ons bijvoorbeeld een foto verstrekken waarop uw ras of etniciteit, lichamelijke gezondheid of religieuze overtuiging te zien is. Daarnaast kunt u informatie over uw gezondheid verstrekken, bijvoorbeeld of u een handicap hebt waarvoor wij tijdens het wervingsproces redelijke aanpassingen moeten doen. Ten slotte is er nog een ander type persoonsgegevens dat wij kunnen verwerken en dat als gevoelig wordt beschouwd, namelijk informatie met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.

5. Doeleinden en rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

In de regel gebruiken wij uw persoonsgegevens om te beoordelen of u geschikt en geschikt bent voor de functie waarvoor u solliciteert en om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen. In sommige gevallen kunnen wij ook een beroep doen op gerechtvaardigd belang of uw toestemming vragen om bepaalde categorieën gegevens te verwerken.

Voor de duidelijkheid hebben we hieronder een tabel opgenomen met de redenen voor de verwerking van uw gegevens, de categorieën persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt en de rechtsgrondslag voor de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens.

Doel

Gegevenscategorieën

Rechtsgrondslag

Werving en selectie. Wanneer wij een sollicitatie ontvangen van een kandidaat die interesse heeft om bij ons in dienst te treden, moeten wij beoordelen of hij/zij geschikt is voor de functie waarvoor hij/zij solliciteert en het wervingsproces starten. Bovendien is de verwerking van deze gegevens noodzakelijk om de voorwaarden van de arbeidsovereenkomst te formaliseren wanneer de sollicitatie succesvol is.

Identificatiegegevens, contactgegevens, wervingsgegevens, financiële gegevens, door de overheid verstrekte gegevens en documentatie die vereist is op grond van immigratiewetten.

Artikel 6, lid 1, onder b), AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Precontractuele communicatie. Als onderdeel van het wervingsproces kan er precontractuele communicatie plaatsvinden met de kandidaat over het plannen van sollicitatiegesprekken, vervolgvragen of het onderhandelen over de voorwaarden van een mogelijk arbeidscontract. Deze communicatie is essentieel voor beide partijen om te bepalen of zij willen doorgaan met het proces en een arbeidscontract willen formaliseren.

Identificatiegegevens, contactgegevens, inloggegevens voor accounts.

Achtergrondcontroles. Het uitvoeren van achtergrondcontroles kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of regelgevende vereisten, zoals het controleren van de geschiktheid om te werken of het waarborgen van een veilige werkomgeving.

Dit kan de verwerking van gevoelige gegevens met zich meebrengen, zoals strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen, voor zover dit wettelijk vereist is. Dergelijke gegevens kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt als dit wettelijk vereist is en rechtstreeks verband houdt met de functie waarvoor de kandidaat solliciteert.

Identificatiegegevens, contactgegevens, wervingsgegevens, financiële gegevens, door de overheid verstrekte gegevens en documentatie die vereist is op grond van immigratiewetten, strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen.

Artikel 6, lid 1, onder c), AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

Naleving van wettelijke verplichtingen. Sommige categorieën persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om te voldoen aan diverse wet- en regelgeving, zoals arbeids- en werkgelegenheidswetgeving, antidiscriminatiewetgeving, belastingwetgeving, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, en om onze wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen.

Artikel 6, lid 1, onder c), AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

Interne administratie. We kunnen deze categorieën gegevens gebruiken om ons wervingsproces te beheren en te verbeteren en om ervoor te zorgen dat we een nauwkeurige administratie bijhouden van de verschillende fasen van het wervingsproces, waardoor transparantie en verantwoordingsplicht worden gewaarborgd.

Identificatiegegevens, contactgegevens, wervingsgegevens, inloggegevens voor accounts, alle verdere informatie die door u wordt verstrekt.

Artikel 6, lid 1, onder f), AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

Contact voor toekomstige vacatures. Als uw sollicitatie niet succesvol is, kunnen wij uw gegevens verwerken om u te informeren over toekomstige vacatures.

Identificatiegegevens, contactgegevens, wervingsgegevens.

Artikel 6, lid 1, onder a), AVG: de betrokkene heeft uitdrukkelijk ingestemd met de verwerking van die persoonsgegevens.

6. Ontvangers van uw persoonsgegevens

Onze medewerkers hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om een of meer van de in het vorige artikel genoemde doeleinden te verwezenlijken en voor zover dat nodig is in het kader van hun taken en verantwoordelijkheden.

Bovendien kunnen uw persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan derden, zoals IT-dienstverleners en andere derden die ons kunnen helpen bij het uitvoeren van onze bedrijfsprocessen. Ter illustratie: we kunnen een externe leverancier inschakelen voor het uitvoeren van beoordelingen of antecedentenonderzoeken. Wat betreft het delen van uw persoonsgegevens met externe dienstverleners buiten de Europese Unie, zullen wij dit alleen doen als er voldoende zekerheid is dat uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de hoge normen voor gegevensbescherming van de AVG. In dergelijke gevallen zullen wij ervoor zorgen dat passende maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en om ervoor te zorgen dat deze alleen worden verwerkt voor legitieme doeleinden in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Bovendien kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan bevoegde overheidsinstanties, regeringen, regelgevende of fiscale instanties wanneer dit nodig is om te voldoen aan de verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn.

Wanneer wij persoonsgegevens aan derden doorgeven, doen wij dit alleen wanneer dit wettelijk verplicht is, wanneer dit nodig is om een overeenkomst met u aan te gaan, of wanneer dit nodig is voor de verwezenlijking van onze legitieme belangen.

7. Bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is om de in paragraaf 5 beschreven doeleinden te verwezenlijken en om te voldoen aan eventuele wettelijke vereisten. Als uw sollicitatie niet succesvol is, worden uw gegevens slechts zes maanden bewaard. Na afloop van deze bewaartermijn worden uw persoonsgegevens op veilige wijze verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

Als uw sollicitatie succesvol is en u een baan bij ons accepteert, worden de relevante persoonsgegevens die tijdens de pre-employmentperiode zijn verzameld, opgenomen in uw personeelsdossier en vallen ze onder de EcoTools-privacyverklaring voor werknemers.

8. Beveiligingsmaatregelen

We hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijk verlies of ongeoorloofde wijziging, toegang, gebruik of openbaarmaking, en we hebben procedures opgesteld om te reageren op beveiligingsincidenten die van invloed kunnen zijn op uw persoonsgegevens. Bovendien beperken wij de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers en andere derde partijen die deze gegevens nodig hebben voor zakelijke doeleinden.

9. Uw rechten

Onder bepaalde omstandigheden hebt u volgens de wet het recht om:

· Toegang te vragen tot uw persoonsgegevens (ook wel bekend als een “verzoek om inzage”). Hierdoor kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en controleren of wij deze op rechtmatige wijze verwerken. Dit kan ook inhouden dat deze gegevens worden overgedragen aan een andere organisatie.

· Correctie van de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren. Hierdoor kunt u onvolledige of onjuiste gegevens die wij over u bewaren, laten corrigeren.

· Verwijdering van uw persoonlijke gegevens. Hierdoor kunt u ons vragen om persoonlijke gegevens te verwijderen of te wissen wanneer er geen goede reden is om deze te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te verwijderen of te wissen wanneer u uw recht op bezwaar tegen verwerking hebt uitgeoefend (zie hieronder).

· Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en er iets is in uw specifieke situatie waardoor u op deze grond bezwaar wilt maken tegen de verwerking. U hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden.

· Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Dit geeft u het recht om ons te vragen de verwerking van uw persoonlijke gegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan vaststellen of de reden voor de verwerking ervan.

· Verzoek om overdracht van uw persoonlijke gegevens aan een andere partij.

· Recht op menselijke tussenkomst. Als de persoonsgegevens worden gebruikt om geautomatiseerde beslissingen over u als betrokkene te nemen (bijvoorbeeld profilering), hebt u het recht om te weten welke logica het systeem gebruikt om die beslissingen te nemen en om menselijke tussenkomst te vragen om dergelijke geautomatiseerde beslissingen te herroepen.

Als u een verzoek indient, hebben wij een maand de tijd om u te antwoorden.

Als u uw persoonsgegevens wilt inzien, controleren, corrigeren of laten verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt verzoeken om een kopie van uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij, neem dan contact met ons op.

Houd er rekening mee dat sommige van deze rechten onderhevig zijn aan bepaalde beperkingen of uitzonderingen. Alle verzoeken worden per geval beoordeeld. U hoeft geen vergoeding te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding in rekening brengen als uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of buitensporig is. In dat geval kunnen we ook weigeren om aan het verzoek te voldoen.

10. Contact met ons opnemen

Als u vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw gegevens of de inhoud van deze privacyverklaring, aarzel dan niet om contact op te nemen met hr@ecotools.nl .

11. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen op het adres dat in het vorige hoofdstuk is vermeld.

Als u niet tevreden bent met onze reactie op uw klacht, of als u van mening bent dat onze verwerking van uw gegevens in strijd is met de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij [voeg hier de bevoegde toezichthoudende autoriteit en haar contactgegevens in].

[Bijvoorbeeld voor Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens via haar website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl].

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring bij te werken en te wijzigen om ervoor te zorgen dat deze een accurate weergave is van wijzigingen in onze praktijken en onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Het is belangrijk dat de informatie waarover wij beschikken accuraat en actueel is. Houd ons op de hoogte van eventuele wijzigingen in uw gegevens die zich tijdens het wervingsproces kunnen voordoen.

Laatst gewijzigd: 13-1-2026